【采购经理常说】“采购验收”重点“验”什么?

什么是采购验收?采购验收是指当货物到达后，必须有采购员、质检员、收货员三方同时在场，由仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对。

尽管采购验收工作是由多部门参与，但它依旧是一项既复杂而又重要的采购工作，是采购流程必不可少的环节。采购经理在“采购验收”工作中需要重点关注以下事宜：

一、采购验收控制

企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。

正确无误后填制收料单。收料单的内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原订购单编号等。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应当查明原因，及时处理。

为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理工作。

对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库单签字后，一联留存，登记仓库台账;一联随有关凭证送交会计部门，办理结算;一联退回采购部门与购销合同、请购单核对，核对后归档备案。

二、验收结果处理

交货数量超过订购量的部分应退回供应商;属于自然溢余的，在验收单“备注”栏注明自然溢余的数量或重量，经采购部经理同意后进行收货，并告知采购人员。

交货数量未达到订购数量时，以要求补足为原则，由采购人员联络供应商进行处理。

对于验收合格的物资，检验人员于外包装上贴上合格标签，再由仓库人员入库定位。

对于验收不合标准的物资，检验人员应贴上不合格标签，并于验收报告上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。

三、谨防验收伎俩

为追求中标效益的最大化，一些供应商不惜采取“以次充好”或“减少工序“等手段降低履约成本蒙混过关，采购经理们谨防以下验收伎俩：

1、供应商谎称招标文件所列的某型号产品已停产或已过时，他们所提供的为最新的替代产品，以图谋利;

2、供应商利用采购人对产品不够了解之机，随意减少、降低或更改设备标准配置及配件，缩短设备的质保期限等;

3、供应商按照采购人不合理的要求将合同中部分产品换成非采购合同中的产品。